3 Hinweise zur Organisation der Beschaffung von Persönlicher Schutzausrüstung im Atem – und Körperschutz

1 Organisationsgrundlagen

Beschaffung im großen Umfang, vielleicht sogar im Umfang eines oder mehrere Landkreise in Abstimmung umliegender Kreisen und Kommunen bietet Vorteile wie

  • Rabatte und Sonderkonditionen nutzbar
  • günstig gestaltbare Folgekosten wie Ersatzteil-, Reserve-, Wartungs- und Prüfkosten
  • verbesserte Arbeitsbedingungen in den Atemschutzwerkstatt
  • Sicherung der Logistik künftiger Einsätze infolge Sicherung der Kompatibilität bestimmter Geräteteile und Geräte, vor allem auch in Hinsicht auf die Zusammenarbeit mit benachbarten Feuerwehren und bei Großeinsätzen.

Bei der Beschaffung sollte vor allem die erforderliche Aufgabenerfüllung der Geräte im Vordergrundstehen. PSA muss in der Lage sein, alle vorhandenen Gefahren zu kompensieren. Die Einsatzkräfte müssen ihre Aufgaben sicher geschützt erfüllen können.
Bei der Kostenanalyse sollten darüber hinaus auch die Gesamtkosten in die Entscheidungsfindung einfließen. Das sind neben den Kosten der PSA selbst auch alle Nachfolgekosten. Dazu gehören auch Kosten, die die zu empfehlende Spezialisierung der Atemschutzgeräte-warte beim Hersteller und das zu empfehlende Training mit der neuen Technik vor dem Ersteinsatz verursachen.

2 Qualitative Anforderungen an die Beschaffung

Die Qualität der Beschaffung bestimmt maßgeblich mit, welchen Einsatzwert der Nutzer der PSA erreicht. Öffentliche Anwender, z.B. kommunale Feuerwehren, müssen ihre Beschaffung auf der Grundlage der jeweiligen kommunalen Finanzpläne organisieren. Um PSA mit tatsächlich erforderlichen Eigenschaften zu beschaffen, kann also eine langwierige Vorbereitung erforderlich werden. Es ist möglich, dass PSA zum Schutz vor extremen Gefahren teurer ist als gleichartige PSA zum Schutz vor geringeren Gefahren.
Nichtöffentliche Atemschutzanwender haben ähnliche Planungs- und Budgetgrundlagen zu beachten.
Beschaffung von PSA ist immer unter Beachtung von 3 Seiten zu organisieren und durchzuführen:

  • Beachtung der erforderlichen qualitativen Eigenschaften und erforderlichen Mengen der PSA
  • Zuschnitt der finanziellen Leistungsfähigkeit des Haushaltes auf die erforderliche Leistungsfähigkeit der zu beschaffenden PSA, ggf. lassen sich die Stückzahlen der Beschaffung auch auf Jahresscheiben splitten
  • Einhaltung der Haushaltgrundsätze nach Beschlussfassung

Für alle an der Beschaffung Beteiligten bedeutet das die Sicherung der gleichberechtigten Wirkung von Fachkenntnis und Ökonomie. So muss z.B. der Beschaffer von Atemschutzausrüstung mit Hilfe seiner Atemschutzfachkenntnis alle technischen Erfordernisse seiner Beschaffung mit den Möglichkeiten und Angebote der Hersteller vergleichen und die auswählen, die den Anforderungen der Aufgabenerfüllung genügen. Beachten sollte der Atemschutzverantwortliche dabei auch die Kriterien Service, Garantie, Rabatte, Preis-Leistungs-Verhältnis und Nebenkosten.

3 Haushaltgrundsätze

Folgende Haushaltgrundsätze sollten bei der Beschaffung im öffentlichen Bereich durchgesetzt und im nichtöffentlichen, privaten Bereich analog angewendet werden:

  • Beschaffung sichert Aufgabenerfüllung
    Sicherheit der Nutzer der PSA steht im Vordergrund, Ökonomie unterstützt die Sicherheit
  • Sicherheit und Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit
    Beschaffung sicherer und zur Kompensation der Gefahren fähiger PSA mit minimalen
    Mitteln realisieren
  • Jährlichkeit
    jährliche Planung der Beschaffung
  • Öffentlichkeit
    Offenlegung der Haushaltpläne
  • Einheit und Vollständigkeit
    Einnahmen und Ausgaben in einem Haushaltplan
  • Bruttoveranschlagung
    Einnahmen und Ausgaben werden getrennt veranschlagt
  • Einzelveranschlagung
    Aufgaben werden nach Verwendungszweck, z. B. Reparatur, Ersatzbeschaffung oder Investition, geführt und den Einzelplänen, Abschnitten oder Unterabschnitten des Haushaltplanes zugefügt
  • Zweckbindung der Einnahmen
    vorbestimmte Einnahmen sind bestimmungsgemäß zu verwenden
  • Kassenwirksamkeit
    Einnahmen sollten Ausgaben decken

Der Verantwortliche für die Beschaffung, gleich ob im  öffentlichen oder privaten Bereich, muss also seine Vorstellungen  immer in den Gesamthaushaltplan unter Beachtung o. g.  Grundsätze einbringen. Dafür ist zusammenfassend folgendes  zu beachten:   

  • die Beschaffung muss sich zwingend ergeben
  • bei den Beschaffungszielen sollte der zuverlässige Schutz der PSA-Nutzer bei der Aufgabenerfüllung die wirtschaftlichen Gesichtspunkte übertreffen
  • für den Beschaffungsgegenstand sind rechtzeitig mehrere Angebote einzuholen
  • Prüfen der Beschaffungskosten und Einordnung entsprechend der Wertgrenze im Haushalt
  • Planvorgaben übertreffende Kosten lassen sich durch rechtzeitige Haushaltsarbeit vermeiden oder wenigstens auf Jahresscheiben verteilen
  • Einordnen der erforderlichen Ausgaben in den Einzelplan/Abschnitt/Unterabschnitt des Haushaltplanes
  • Notwendige Begründung für die Beschaffung anfügen, z. B. Ersatz-, Ergänzungs- oder Neubeschaffung nach DIN, EN o. ä.) bei der jeweiligen Gruppe oder Untergruppe
  • Beschaffung erst nach der Haushaltbestätigung und Mittelzuweisung durchführen
  • Scheinausschreibungen (Vertragspartner liegt vorher fest) sind unzulässig
  • Angebotsabgabe- und Lieferfristen müssen richtig bemessen sein
  • die Auftragsbedingungen müssen exakt definiert sein.

4 Grundsätze für die Vergabe der Beschaffungsaufträge

Die Vergabe der öffentlichen Mittel zum Zwecke der Beschaffung erfolgt auf der rechtlichen Grundlage der “Verdingungsordnung Leistungen” (VOL) mit Teil A „Allgemeiner Teil“ und Teil B „Allgemeine Geschäftsbedingungen“. Ähnliche Verfahrensweisen nutzen auch private Einkäufer.

Die VOL legt fest, dass die Beschaffung (hier Sprachgebrauch: Vergabe von Leistungen) nur möglich ist durch

  • öffentliche Ausschreibungen, z. B. in Tages- oder Amtsblättern
    Hinweis: Öffentliche Ausschreibungen sind für Atemschutzbeschaffung wenig
    geeignet, da nur eine begrenzte Zahl an Herstellern am Markt existiert
  • beschränkte Ausschreibung
    Hinweis: vor allem für Investitionen im Atemschutz günstig
  • freihändige Vergabe
    Hinweis: nur unter begrenzten Bedingungen möglich, z. B. zum Ausnutzen von
    Sonderrabatten, bei außergewöhnlichen Dringlichkeiten, zur
    Havariebeseitigung und bei Folgeinvestition, wobei der Beschaffer
    aktenkundig nachweisen muss, warum die Ausschreibungen nicht möglich
    waren.

Entsprechend den Festlegungen der EU müssen öffentlicher Auftraggeber ab einem Schwellwert von 214.000,- € Liefer- und Dienstleistungsaufträgen europaweit ausschreiben.
Nach der Ausschreibung folgt die Vergabe. Dabei unterliegt der Ausschreiber folgenden Grundsätzen:

  • die Vergabe sollte nur erfolgen an
    • fachkundige Bewerber mit gesicherter, einwandfreier Ausführung/Herstellung der Leistung
    • leistungsfähige Bewerber, die Voraussetzungen nachweisen können zur sicheren Erfüllung der technischen und wirtschaftlichen Ausführung/Herstellung der Leistung
    • zuverlässige Bewerber mit der Gewähr für vertragsgemäße Erfüllung der Vergabe und eventuell erforderliche Betreuung der Leistung, z. B. Servicevertrag zur Wartung eines Atemluftkompressors oder eines Prüfgerätes
  • Einholung von Referenzen über die Bewerberfirmen sind statthaft
  • für den Verwaltungsakt der Beschaffung muss der Beschaffer dem Bieter (Hersteller, Zwischenhändler) eine Aufforderung zur Abgabe eines verbindlichen Angebotes übergeben, dass mindestens aus Anschreiben, Leistungsbeschreibung und ergänzenden Erläuterungen bestehen sollte.