Beschaffungen laufen in folgender Reihenfolge ab:
- Bedarfsermittlung
- Bestandskontrolle
- Budgetplanung
- Ausschreibung mit Anschreiben, Leistungsbeschreibung, ergänzenden Erläuterungen
- Auswertung Ausschreibung und Lieferantenauswahl
- Budgetfreigabe
- Bestellung
- Bestellüberwachung
- Wareneingang
- Qualitäts- und Quantitätskontrolle
- Zahlungsabwicklung.
Folgende Mindestinhalte gehören zu einer Ausschreibung:
- Anschreiben Anschriften, Vergabeart, Leistungsart, Leistungsumfang, Leistungsort, eventuelle Aufteilung in Lose, Ausführungs- und Lieferfristen, Termine für Ablauf Angebots- und Angebotsbindefrist, erforderlichenfalls Referenzen und Angaben zu Sicherheitsleistungen
- Leistungsbeschreibung erschöpfend eindeutige Beschreibung zum unzweideutigen Verständnis für alle Bewerber mittels Auflistung technischer Daten (für die Atemschutzbeschaffungen am günstigsten) oder mittels verbaler Benennung und Formulierung
- ergänzende Erläuterungen zur Abrundung von Anschreiben und Erläuterungen gesetzlicher Grundlagen, z. B. der VOL.
Als günstig für die eindeutige Einschätzung der Angebote hat sich das Anfordern aller Folgekosten erwiesen. Um eine vorzeitige Öffnung der eingegangenen Angebote zum Zwecke unzulässiger Preisabsprachen auszuschließen, müssen die Posteingangsstelle und die entscheidende Stelle getrennt voneinander sein.
In der Posteingangsstelle sind die Angebote zu registrieren. Zur Eröffnung müssen sie noch verschlossen vorliegen. Bei vollständigem Angebot entsprechend Ausschreibung und VOL werden die Bewerberunterlagen an den Fachmann, z. B. den Leiter Atemschutz, zur Auswahl übergeben. Er vergleicht die Angebote nach funktionellen, technischen u. ä. Parametern. Preisliche Gesichtspunkte beurteilt der Kämmerer oder ein anderer Finanzfachmann.
Das Angebot mit dem günstigsten Preis-Leistungs-Verhältnis wird von ihnen favorisiert an den Entscheidungsbefugten übergeben. Abweichungen davon, z.B. bei einer Folgebeschaffung, sind ausführlich zu begründen. Die Angaben der Bieter sind vertraulich zu behandeln.
Die Bestellung erfolgt unter Wahrung der Angebotsfrist.
